¿Eres una persona desorganizada? o ¿Una persona qué por lo contrario le gusta tener todo bien organizado? Bien, cualquiera que sea la respuesta, creo que el artículo de hoy te va ayudar a tomar la decisión de por qué utilizar una herramienta de gestión de tareas y proyectos, y para ello vamos a hablar sobre las diferentes funcionalidades de estas herramientas y también sobre algún programa de este tipo.

¿Por qué utilizar una herramienta de gestión de tareas?

Lo primero que tenemos que destacar es que son herramientas muy prácticas, fáciles de usar y visualmente atractivas “así que no te asustes”. Estos Sofware de Gestión permiten organizar adecuadamente la jornada de trabajo, diferenciar el proyecto en diferentes tareas o subtareas, ayudar a gestionar los tiempos de cada tarea y minimizar los riesgos del proyecto, recibir notificaciones para que no te olvides de realizar esa “responsabilidad” que anotaste en el tablero de tu proyecto etc.

Características de un sofware de gestión de tareas:

La mayoría de estas herramientas nos permiten:

  • Compartir documentos con el resto del equipo.
  • Dividir las tareas en equipo.
  • Servir como comunicación interna (eliminar uso de emails y WhatsApp).
  • Realizar un seguimiento de plazos y de costes.
  • Gestionar el trabajo desde cualquier equipo o dispositivo móvil.
  • Notificaciones a tiempo real mediante emails, SMS, o a través de la app…
  • Conferencias a tiempo real, Chat.
  • Gestión de relación con clientes CRM.
  • Etc

En definitiva, son programas que ayudan a que tus horas de trabajo sean más provechosas. Aquí os dejamos algún ejemplo:

TRELLO

Trello es un sofware de gestión de tareas y proyectos visualmente atractivo y muy sencillo de utilizar. Si realmente quieres una herramienta de este tipo, Trello es la solución a tus problemas. Además,  la versión gratuita tiene unas funcionalidades muy potentes.

Trello

De los programas de gestión de tareas que he probado, para mí, Trello es una de las más intuitivas y fácil de usar. Su interfaz se compone por un tablero muy sencillo en el que se puede incluir diferentes listas, dividas en columnas y así poder diferenciar una lista de otra. Por ejemplo, podemos añadir listas como:

  • Tareas sin comenzar.
  • Tareas en proceso.
  • Tareas finalizadas.

Esto, según tu criterio, ya que puedes añadir a cada lista el nombre que sea más conveniente para el desarrollo de tu proyecto. Estas listas, a su vez, las puedes dividir en diferentes entradas denominadas “tarjetas”, en las que recogemos las tareas pendientes del proyecto.

Pero si me preguntas alguna razón de porqué utilizar Trello, pues te diría por estas razones:

  • Con la versión gratuita puedes hacer grandes cosas.
  • Disponible en Castellano.
  • Aplicación móvil (Disponible para Iphone, Ipad, teléfonos Android, tablets y relojes).
  • Podemos trabajar en diferentes Proyectos.
  • Dividir las tareas en equipo.
  • Sirve como comunicación interna del equipo. Objetivo: evitar el uso de email y WhatsApp.
  • La versión gratuita permite adjuntar documentos y ficheros hasta 10 mb desde su ordenador o vincular cualquier archivo desde la cuenta de Google drive, Dropbox…
  • Aviso de las tareas/notificaciones.
  • Conexión con otras herramientas: Google calendar, Outlook, Google drive, Dropbox… La versión gratuita te permite conectar Trello con otra herramienta por tablero. En la versión de pago puedes añadir más de una herramienta por tablero.
  • Establecer prioridades mediante colores.
  • Te permite personalizar el fondo a tu gusto o tus necesidades.

En definitiva, si lo que buscas es un organizador sencillo de manejar y cuyas funcionalidades gratuitas son verdaderamente potentes, Trello es una de las mejores opciones que te puedes encontrar.

REMEMBER THE MILK

Remember the milk es una de las herramientas de gestión de tareas y proyectos más conocidas y utilizadas. Es una plataforma sencilla de utilizar que permite gestionar las tareas de forma online y permite notificar a través de vuestra cuenta de Gmail.

Remember the Milk

Como en la gran mayoría, dispone de una versión de pago y otra gratuita, aunque esta última dispone de muchas menos funcionalidades. Pero, ¿qué funcionalidades nos ofrece la versión gratuita?

  • También está disponible en Castellano.
  • Aplicación web, de escritorio y de dispositivos móviles.
  • Sincronización perfecta entre tus dispositivos y ordenadores.
  • Integración con Gmail, Google Calendar, Twitter y Evernote.
  • Agregar tareas por email, Siri o Twitter.
  • Encargar tareas a otras personas.
  • Recordatorios por email, texto…
  • Compartir listas hasta con 2 personas más.
  • Sirve como comunicación interna del equipo. Objetivo: evitar el uso de email y WhatsApp.

En cambio, la versión de pago, nos ofrece muchísimas más funcionalidades:

  • Priorizar tareas.
  • Sincronizar tareas con Microsoft Outlook.
  • Añadir subtareas.
  • Trabajar offline con la app web.
  • Adjuntar archivos con DropBox Y Google Drive.
  • Etc.

De todas formas con la versión gratuita podemos hacer cosas increibles.

Remember The Milk es una gran opción para todos aquellos que necesiten algo que les recuerde lo que tienen que hacer.

TODOIST

Todoist es otra de las herramientas de gestión de proyectos más reconocidas y utilizadas. La interfaz es muy sencilla y muy limpia para trabajar en ella.

Todoits

Entre sus características también destacamos:

  • Disponible en Castellano.
  • Disponible en versión web, Windows, MacOS, dispositivos IOS, Android y Windows Phone.
  • Extensión para Google Chrome, Firefox y Safari.
  • Permite utilizarla sin conexión para comprobar y gestionar las tareas pendientes.
  • Establecer prioridades mediante colores.
  • Dividir las tareas o proyectos en subtareas/subproyectos.
  • Versión gratuita te permite crear 80 proyectos con hasta 5 miembros por proyectos.

Bien es cierto que la versión gratuita de Todoist no permite realizar funcionalidades como recordatorios, etiquetas, filtros, adjuntar archivos (20mb), copias de seguridad automáticas, añadir tareas por email, grabaciones de voz, realizar hasta 20 proyectos con 25 personas distintas… Funcionalidades que la versión de pago ofrece y cuyo coste sería aproximadamente de unos 32 euros al año.

WUNDERLIST

En esta lista no podía faltar WunderlistHablamos de un potente gestor de proyectos online que te permite crear listas de tareas y organizarlas según su importancia. Tiene una interfaz sencilla y fácil de utilizar, y, además, te permite personalizar el fondo a tu gusto o tus necesidades.

Wunderlist

La versión gratuita nos ofrece las siguientes funcionalidades:

  • Disponible en Castellano.
  • Disponible en todos los dispositivos móviles.
  • Permite crear y compartir listas.
  • Realizar comentarios ilimitados.
  • Tareas en equipo.
  • Aviso de las tareas.
  • Extensión en el navegador.
  • Envío por correo electrónico.
  • Conexión con otras herramientas: Google calendar, Outlook, Google drive, Dropbox…

La versión de pago de Wunderlist va desde 5 euros usuario/mes y ofrece otras funcionalidades como por ejemplo adjuntar documentos y ficheros que la versión gratuita no ofrece.

Obviamente estas son solo 4 herramientas de gestión de proyectos. Existen muchísimas más herramientas de este tipo como por ejemplo: Nozbe, Podio, Omniplan, Do it tomorrow, Toodledo etc, pero aquí te dejo algunas en las que sus funcionalidades gratuitas son bastantes buenas y además están disponibles en Castellano (muchas herramientas de este tipo no disponen de su versión en Castellano).

¿Te he convencido para que a partir de ahora tengas en cuenta utilizar algún sofware de gestión de este tipo?

Ahora te toca a ti probar estas herramientas y elegir la que más te guste trabajar con ella y sobre todo la que más se adapte a tus proyectos.

Si necesitas ayuda para seleccionar alguna herramienta de gestión de tareas y proyectos, o lo quieres poner en marcha y no sabes como, puedes contactar con nosotros.

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