¿Eres una persona desorganizada? o ¿Una persona a la que, por contrario, le gusta tener todo bien organizado? Bien, cualquiera que sea la respuesta, creemos que este artículo te va ayudar a tomar la decisión de porqué utilizar una herramienta de gestión de tareas y proyectos y, para ello, vamos a hablar sobre las diferentes funcionalidades de estas herramientas y cómo te pueden ayudar a resolver problemas y aumentar tu productividad.

¿Por qué utilizar una herramienta de gestión de tareas?

Lo primero que tenemos que destacar es que son herramientas muy prácticas, fáciles de usar y visualmente atractivas. Estos Sofware de Gestión permiten organizar adecuadamente la jornada de trabajo, diferenciar el proyecto en diferentes tareas o subtareas, ayudar a gestionar los tiempos de cada tarea y minimizar los riesgos del proyecto, recibir notificaciones para que no te olvides de realizar esa «responsabilidad» que anotaste en el tablero de tu proyecto, etc.

Características de un software de gestión de tareas:

La mayoría de estas herramientas nos permite:

  • Compartir documentos con el resto del equipo.
  • Dividir las tareas en equipo.
  • Servir como comunicación interna (eliminar uso de emails y WhatsApp).
  • Realizar un seguimiento de plazos y de costes.
  • Gestionar el trabajo desde cualquier equipo o dispositivo móvil.
  • Notificar en tiempo real mediante emails, SMS, o a través de la app…
  • Realizar conferencias en tiempo real, Chat.
  • Gestionar la relación con clientes, CRM.
  • Etc.

En definitiva, son programas que ayudan a que tus horas de trabajo sean más provechosas. Aquí te dejamos algún ejemplo:

TRELLO

Trello es un sofware de gestión de tareas y proyectos muy sencillo de utilizar. Si realmente quieres una herramienta de este tipo, Trello es la solución a tus problemas. Además,  la versión gratuita tiene unas funcionalidades muy potentes.

Trello

De los programas de gestión de tareas que hemos probado, Trello es una de las más intuitivas y fácil de usar. Su interfaz se compone por un tablero muy sencillo en el que se pueden incluir diferentes listas, dividas en columnas y así poder diferenciar una lista de otra. Por ejemplo, podemos añadir listas como:

  • Tareas sin comenzar.
  • Tareas en proceso.
  • Tareas finalizadas.

Esto según tu criterio, ya que puedes añadir a cada lista el nombre que sea más conveniente para el desarrollo de tu proyecto. Estas listas, a su vez, las puedes dividir en diferentes entradas denominadas “tarjetas”, en las que recoger las tareas pendientes del proyecto.

Algunas razones para utilizar Trello:

  • Con la versión gratuita puedes hacer grandes cosas.
  • Disponible en castellano.
  • Aplicación móvil (Disponible para Iphone, Ipad, teléfonos Android, tablets y relojes).
  • Podemos trabajar en diferentes Proyectos.
  • Dividir las tareas en equipo.
  • Sirve como comunicación interna del equipo. Objetivo: evitar el uso de email y WhatsApp.
  • La versión gratuita permite adjuntar documentos y ficheros hasta 10 mb desde tu ordenador o vincular cualquier archivo desde la cuenta de Google drive, Dropbox…
  • Aviso de las tareas/notificaciones.
  • Conexión con otras herramientas: Google calendar, Outlook, Google drive, Dropbox… La versión gratuita te permite conectar Trello con otra herramienta por tablero. En la versión de pago puedes añadir más de una herramienta por tablero.
  • Establecer prioridades mediante colores.
  • Te permite personalizar el fondo a tu gusto o tus necesidades.

En definitiva, si lo que buscas es un organizador sencillo de manejar y cuyas funcionalidades gratuitas son verdaderamente potentes, Trello es una de las mejores opciones que te puedes encontrar.

REMEMBER THE MILK

Remember the milk es una de las herramientas de gestión de tareas y proyectos más conocidas y utilizadas. Es una plataforma sencilla de utilizar que permite gestionar las tareas de forma online y permite notificar a través de vuestra cuenta de Gmail.

Remember the Milk

Como en la gran mayoría, dispone de una versión de pago y otra gratuita, aunque esta última dispone de muchas menos funcionalidades. Pero, ¿qué funcionalidades nos ofrece la versión gratuita?

  • También está disponible en castellano.
  • Aplicación web, de escritorio y de dispositivos móviles.
  • Sincronización perfecta entre tus dispositivos y ordenadores.
  • Integración con Gmail, Google Calendar, Twitter y Evernote.
  • Agregar tareas por email, Siri o Twitter.
  • Encargar tareas a otras personas.
  • Recordatorios por email, texto…
  • Compartir listas hasta con 2 personas más.
  • Sirve como comunicación interna del equipo. Objetivo: evitar el uso de email y WhatsApp.

En cambio, la versión de pago, nos ofrece muchísimas más funcionalidades:

  • Priorizar tareas.
  • Sincronizar tareas con Microsoft Outlook.
  • Añadir subtareas.
  • Trabajar offline con la app web.
  • Adjuntar archivos con DropBox y Google Drive.
  • Etc.

De todas formas con la versión gratuita podemos hacer cosas increíbles.

Remember The Milk es una gran opción para todos aquellos que necesiten algo que les recuerde lo que tienen que hacer.

TODOIST

Todoist es otra de las herramientas de gestión de proyectos más reconocidas y utilizadas. La interfaz es muy sencilla y muy limpia para trabajar en ella.

Todoits

Entre sus características también destacamos:

  • Disponible en castellano.
  • Disponible en versión web, Windows, MacOS, dispositivos IOS y Android.
  • Extensión para Google Chrome, Firefox y Safari.
  • Permite utilizarla sin conexión para comprobar y gestionar las tareas pendientes.
  • Establecer prioridades mediante colores.
  • Dividir las tareas o proyectos en subtareas/subproyectos.
  • Versión gratuita te permite crear 80 proyectos con hasta 5 miembros por proyectos.

Bien es cierto que la versión gratuita de Todoist no permite realizar funcionalidades como recordatorios, etiquetas, filtros, adjuntar archivos (20mb), copias de seguridad automáticas, añadir tareas por email, grabaciones de voz, realizar hasta 20 proyectos con 25 personas distintas… Funcionalidades que la versión de pago ofrece y cuyo coste sería aproximadamente de unos 32 euros al año.

ASANA

En esta lista no podía faltar AsanaHablamos de un potente gestor de proyectos que te permite gestionar tu lista de pendientes para el día, la semana o el mes, de modo que nunca tengas que preguntarte qué trabajo hacer a continuación.

Esta herramienta dispone de una versión gratuita y otras de pago. La primera nos ofrece una serie de funcionalidades que destacamos a continuación:

  • Disponible en castellano.
  • Aplicación móvil (disponible para dispositivos Android e iOS).
  • Divide el trabajo en pasos concretos asignando tareas al equipo con responsables y fechas de entrega, deja comentarios en las tareas de otras personas y adjunta archivos.
  • Tareas, proyectos, mensajes y registros de actividades ilimitados.
  • Almacenamiento ilimitado para archivos (100 MB por archivo).
  • Colabora con hasta 15 compañeros de equipo.
  • Proyectos con vista de Lista, de Tablero y de Calendario.
  • Seguimiento del tiempo con integraciones de aplicaciones como HourStack y Time Intelligence.
  • Más de 100 integraciones gratis con tus aplicaciones favoritas: Outlook, Gmail, Microsoft Teams, Zoom, Google Calendar y muchas más.

Las versiones de pago de Asana van desde 10,99 euros por usuario/mes en adelante y ofrecen otras funcionalidades, como:

  • Generador de flujos de trabajo automatizando procesos para coordinar los equipos.
  • Proyectar el trabajo a lo largo del tiempo con el formato de diagrama de Gantt y gestiona las tareas dependientes, las que están sin programar y las que se superponen.
  • Generar informes con base en criterios específicos importantes para tu equipo.
  • Integraciones avanzadas con Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau, Power BI y otras.

En conclusión, Asana puede ser una gran opción para tu empresa, con una interfaz sumamente fácil de usar y ajustándose a equipos de cualquier tamaño.

Obviamente estas son sólo 4 herramientas de gestión de proyectos. Existen muchísimas más herramientas de este tipo como por ejemplo: Nozbe, Podio, Omniplan, Do it tomorrow, Toodledo, etc, pero aquí te dejamos algunas en las que sus funcionalidades gratuitas son bastantes buenas y además están disponibles en castellano (muchas herramientas de este tipo no disponen de su versión en este idioma).

¿Te hemos convencido para que a partir de ahora tengas en cuenta utilizar algún sofware de gestión de este tipo?

Ahora te toca a ti probar estas herramientas y elegir la que más te guste trabajar con ella y sobre todo la que más se adapte a tus proyectos.

Si necesitas ayuda para seleccionar alguna herramienta de gestión de tareas y proyectos o la quieres poner en marcha y no sabes cómo, puedes contactar con nosotros.

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