Organizar tu tiempo y llevar un control de tus ocupaciones diarias son algunas de las muchas ventajas que ofrece un software de gestión de tareas y proyectos. La popularidad que ha ganado este tipo de aplicaciones ha hecho que no sólo los equipos de trabajo de las empresas recurran a ellas, sino que cualquier persona las utilice para administrar sus tareas de forma eficiente y automatizada. ¿Por qué? Porque funcionan, porque aumentan tu productividad y tu eficiencia.
En este post te contamos todo lo que tienes que conocer de usar un software de gestión de tareas y proyectos.
Actualmente el ritmo de vida es acelerado y la mayoría de nosotros tenemos que hacer lo imposible para poder cumplir con nuestras responsabilidades. A las jornadas de trabajo hay que sumar nuestros compromisos sociales, las tareas personales y demás actividades, por lo que resulta complicado tenerlo todo en mente y no olvidar nada. Afortunadamente, la tecnología nos puede ayudar.
Bien sea para tu ordenador o bien sea para tu dispositivo móvil, tienes a tu disposición un abanico de plataformas que te serán de gran ayuda para administrar tus proyectos, tus tareas, tus listas y tus calendarios. Tenerlo todo bien estructurado te ayudará a ser mucho más productivo y a estar mucho más tranquilo.
¿Qué es un software de gestión de tareas y proyectos?
Es una herramienta para gestionar el flujo de trabajo en una empresa. La solución pone a disposición del usuario una plataforma colaborativa para controlar los proyectos. Permite a los miembros de un equipo poder conectarse para trabajar, sin importar dónde se encuentre, y hacer seguimiento a los proyectos en tiempo real.
Ventajas de esta herramienta para mi empresa
- Mejor planificación y programación de las tareas.
- Incremento de la productividad de tu equipo.
- Mayor eficacia para cumplir las asignaciones.
- Priorización del trabajo.
- Adecuada gestión del tiempo.
- Una visión más clara de la duración y organización de un proyecto.
- Mayor colaboración y comunicación entre los miembros del equipo.
¿Cuáles son las funcionalidades de un software de gestión de tareas y proyectos?
- Creación de espacios de trabajo.
- Importación y exportación de documentos.
- Centralización de datos y almacenamiento en la nube.
- Mensajería privada y chat grupal.
- Sincronización de tareas y correos electrónicos.
- Automatización de flujos de trabajo.
- Asignación de tareas a los miembros del equipo.
- Elaboración de reportes con indicadores de desempeño (KPIs).
- Gestión de recursos para hacer un seguimiento a los plazos y costes, y evaluar la productividad.
- Integración con otras herramientas.
- Acceso desde cualquier dispositivo, bien sea el ordenador o el teléfono móvil.
Algunos ejemplos sobre este tema los puedes encontrar en nuestro post “4 Herramientas de Gestión de Tareas y Proyectos gratis y en castellano”, al que puedes acceder fácilmente clicando sobre el título. Pero esta vez queremos profundizar algo más en una de las aplicaciones de este tipo más populares alrededor del mundo: monday.com.
¿Qué es monday.com?
Desde la plataforma se definen como un sistema operativo de trabajo (Work OS), un paso más allá del software de gestión de tareas y proyectos, donde se puede gestionar todo: planificar, ejecutar, colaborar y supervisar cualquier proyecto o tarea, en cualquier momento y lugar.
Lo cierto es que monday.com es un software de gestión de tareas y proyectos en la nube de colaboración y gestión de proyectos, donde los equipos crean aplicaciones de flujo de trabajo en minutos para ejecutar sus procesos, proyectos y tareas diarias.
La aplicación destaca porque es fácil de usar, crea un lenguaje visual y te permite realizar una gestión integral: proyectos, tareas, personas, campañas publicitarias, seguimiento de errores, CRM, finanzas, ventas, producción de video, etc. Centraliza las comunicaciones y facilita que estemos enfocados en lo importante.
Está disponible en todos los navegadores, así como en escritorio para Mac y Windows y en aplicaciones móviles para Android e iOS.
Pero ¿Cómo funciona monday.com?
Todo comienza con un tablero visual.
Puedes seleccionar una de las más de 200 plantillas a tu disposición o arrastrar y soltar más de 30 tipos de columnas para personalizar el flujo de trabajo como prefieras.
Los grupos, los elementos, los subelementos y las actualizaciones se sincronizan en tiempo real y se mantienen dentro del contexto de tu proyecto, flujo de trabajo o proceso.
Los botones de estado reflejan el trabajo del equipo para que todas las actualizaciones estén en un solo lugar. El software de gestión de tareas y proyectos te permite notificar a los miembros del equipo, agregar archivos y enlazar tableros para facilitar el seguimiento de las actividades más recientes.
Esto supone un claro ahorro de tiempo, optimización de los procesos y proyectos y un seguimiento exhaustivo.
Funcionalidades destacadas de la aplicación
- Crea y personaliza paneles que reúnan todos los datos de los tableros en un solo lugar. Agrega contadores, gráficos y diagramas para visualizar los datos en varios tableros.
- Gestiona y planifica todos tus eventos en un espacio de trabajo organizado. Asigna tareas, haz el seguimiento de los estados y supervisa los plazos para garantizar una colaboración fluida.
- Cambia de vistas, la herramienta transforma tus datos para que puedas verlos desde formas complejas hasta más básicas. Usa las vistas de cronograma y Gantt para hacer seguimiento a los proyectos y asegurarte de que se cumplan los plazos. Ve el trabajo en la vista de calendario para garantizar la distribución de las iniciativas a lo largo del mes y el año. Utiliza la vista de Kanban que ayuda a los equipos a asignar tareas y sprints.
- Comunícate con otros usuarios, sin importar cuándo, ni dónde te encuentres. Comparte archivos, imágenes, actualizaciones y comentarios en tiempo real a través de la aplicación móvil.
- Recibe notificaciones, crea elementos en otros tableros, asigna propietarios, actualiza estados y más en cuestión de minutos.
- Configura automatizaciones de forma simple.
- Conecta tus datos con más de 40 integraciones de diferentes herramientas de todos los departamentos para que todos tengan acceso a los mismos datos en un solo lugar. Importa y exporta datos de forma rápida y sencilla.
- Almacena los archivos donde haces tu trabajo y compártelos desde cualquier lugar mediante integraciones con herramientas de almacenamiento como: Box, Dropbox, Google Drive y OneDrive. Encuentra fácilmente todo tipo de archivos y busca historiales, comentarios o versiones anteriores.
- Gestiona tus campañas, desde los clientes potenciales entrantes hasta el lanzamiento final. Haz el seguimiento de todos tus clientes e integra fácilmente HubSpot, Mailchimp y Gmail para optimizar todo el trabajo.
- Comunícate y colabora directamente dentro de un elemento, donde podrás etiquetar a los miembros del equipo y los invitados externos, agregar archivos y notificar al equipo cuando algún elemento está listo sin necesidad de intercambiar correos electrónicos.
- Otorga permisos personalizables que determinan quién puede acceder a qué, para asegurarte de que los datos correctos se compartan con las personas y en el lugar adecuado, desde compañeros hasta invitados o proveedores externos. Además, puedes proteger tu información con las medidas de seguridad más estrictas del mercado.
- Consulta con el equipo de atención al cliente a tu disposición en cualquier momento, con tiempos de respuesta cortos. Además, tendrás acceso a una base de conocimientos con cientos de artículos y tutoriales, y a seminarios web en el centro de soporte.
Una de las diferencias principales de monday.com con respecto a otras herramientas, es su enorme flexibilidad de adaptación a nuestras necesidades y su extraordinario aspecto visual, que nos ayuda a aumentar la productividad y nos motiva mientras trabajamos para que todas las tareas estén siempre en verde, color que identifica todo lo realizado.
Conocer en cada momento cómo está la carga de trabajo de cada uno de los miembros del equipo, saber cómo están funcionando las campañas de marketing o saber si se están cumpliendo las fechas de compromiso es prioritario para cualquier empresa y fácil gracias a monday.com
Más de 152.000 clientes de todo el mundo confían en monday.com, desde grandes corporaciones como Coca-Cola, Bosch y Unilever hasta pequeñas empresas que aún están dando sus primeros pasos; por eso en OBZ Consulting nos hemos decidido por monday.com.
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